浙江农林大学暨阳学院档案归档范围和保管期限规定-暨阳学院档案馆

立卷部门

序号	立卷部门	页码
1	办公室	2
2	组织人事部	5
3	教务与科技部	8
4	社会合作与创业部	13
5	计划财务部	16
6	学生工作部(团委)	18
7	公共保障部	20
8	图书馆	23
9	实验教学中心	24
10	体育中心	25
11	各系	25
12	公共基础课教学部	26
13	体育军训部	27
14	工会	28

1.立卷部门：办公室（分类号DQ、XZ、CB、SX、SW）

分类号	序号	归档内容			保管期限
党委工作（分类号DQ11）
DQ11	１	上级关于高校党群管理的综合性文件			30年
	2	本院党委会、扩大会等会议记录、纪要、决议及会议通过的文件			永久
	３	本院党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结			永久
	4	本院党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开的会议发言稿			永久
	5	本院党委印发的决定、办法、指示、通报和通知			永久
	6	本院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料			永久
	7	本院党群系统启用、废用印章的文件和印模			永久
	8	本院党委办公室编写的大事记、简报等			永久
	9	本院党委保密、秘书工作的有关文件材料			30年
行政工作（XZ、SX、SW）
XZ11	10		上级印发的有关高校行政管理的条例、规定、办法、通报、通知等综合性文件	针对本院工作的	永久
				需贯彻执行的	30年
	11		以学院名义印发的文件、决定、条例、规定、制度汇编、通报、通知等	重要的	永久
				一般的	30年
	12		学院年度、学期工作要点（计划）及总结		永久
	13		院长办公会议记录、纪要		永久
	14		院务会议记录、纪要		永久
	15		本院教育事业规划、计划、报告及上级批复		永久
	16		学院董事会文件及相关材料		永久
	17		学院董事会会议纪要		永久
	18		上级领导来我院视察的重要讲话记录(照片、录音、录像等声像材料入声像类)		永久
	19		院领导在重要会议上的讲话和参加院外会议发言稿		30年
	20		本院成立、调整各类委员会、领导小组的决定、通知		永久
	21		由院办牵头进行重大活动材料		永久
	22		学院评估材料		永久
	23		本院各部门的请示及学院的批复		30年
	24		学院年度统计报表		永久
	25		启用印章的文件及印模		永久
	26		本院与有关单位签定的合同、协议书等材料		30年
	27		本院历史沿革、情况介绍(照片、录音、录像等声像材料入声像类)		永久
	28		本院大事记、年鉴、校志等材料		永久
	29		院庆工作材料(议程、邀请名单、领导讲话、贺信、贺电、纪念品、声像等材料)		30年
	30		群众来信来访及处理材料		30年
	31		开学、毕业典礼议程、讲话、通知等(照片、录音、录像等声像材料入声像类)		30年
	32		选举人大代表的通知、名单、选举结果、总结等材料		30年
	33		院长办公室经办的重要来往公函		30年
	34		获省部级以上先进集体和个人奖项材料		30年
	35		上级有关高等教育发展和管理的有关规定、通知等材料		30年
	36		学院中长期发展规划、各专项规划、各系（部）发展子规划		永久
	37		浙江农林大学基金会暨阳教育基金理事会文件、纪要及相关材料		永久
	38		浙江农林大学暨阳学院发展咨询委员会文件、纪要及相关材料		永久
	39		学院年度发展报告、事业单位法人年度报告书		30年
	40		其他需归档的材料		30年
SX	41		相关的电子文件材料的光盘、硬盘等		永久或30年
	42		声像材料（按声像档案归档范围）		永久或30年
SW	43		实物档案（按实物档案归档范围）		永久
宣传工作（DQ14）
分类号	序号		归档内容		保管期限
DQ14	1		上级关于宣传工作的文件		30年
	2		本院宣传工作的计划、决定、报告、通知、会议记录和总结		永久
	3		本院教职工政治思想工作动态及调查材料		30年
	4		本院理论学习的决定、计划、总结及获省级以上优秀论文		30年
	5		本院重大活动的有关资料(照片、录音、录像等声像材料入声像类)		永久
	6		上级领导来校视察的有关材料(照片、录音、录像等声像材料入声像类)		永久
	7		本院对外宣传报道材料		永久
	8		反映学院历史发展的重要活动中形成的有保存价值的文字及声像材料		永久
SX	9		相关的电子文件材料的光盘、硬盘等		永久或30年
	10		声像材料（按声像档案归档范围）		永久或30年
SW	11		实物档案（按实物档案归档范围）		永久
院报编辑（分类号CB11、CB12、SX）
分类号	序号		归档内容		保管期限
CB11	1		上级和本院关于编辑出版工作的规定、通知		30年
	2		本院编辑出版工作规章制度、年度统计表		永久
	3		本院关于院报更名、出版、增刊等工作的请示、批复		永久或30年
CB12	4		院报样报及合订本		永久
SX	5		院报电子版光盘		永久

2.组织人事部（分类号DQ、XZ、WS、SX、SW）

组织工作（分类号DQ、SX、SW）
分类号	序号	归档内容		保管期限
DQ13	1	上级关于组织、干部、纪检、统战工作的指示、决定、通知		30年
	2	上级党组织颁发决议、决定、命令、条例、规定、批转文和通知文件	针对本院工作的	永久
			需贯彻执行的	30年
	3	本院党代会文件材料 ①大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等		永久
		②提案及办理情况；会议简报、会议记录等		永久
		③参考文件：工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样		30年
	4	本院关于党员教育、组织发展、干部培养、考核等组织工作的计划、总结、决定、报告、调查材料		永久
	5	本院组织、纪检、统战工作制度、规定、办法、通知		30年
	6	本院组织工作计划、总结、年度统计表		永久
	7	本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知		30年
	8	上级和本院关于干部任免、调动的报告、请示、批复、决定		永久
	9	本院各级领导干部名册		永久
	10	出席上级党代会代表名单、请示与批复、登记表等材料		永久
	11	学院党总支、支部会议记录		永久
	12	本院党总支、支部改选报告、审批材料及批复		30年
	13	本院优秀党员、先进支部评比表彰的文件材料、党员干部的奖惩决定及材料		永久
	14	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料		30年
	15	本院党内统计年表、党费收缴及使用情况报告		永久
	16	党员名册和发展新党员、预备党员转正的名册		30年
	17	党校工作材料		30年
	18	本院各总支、支部委员名册		30年
	19	退党员处分、调查材料、旁证材料、处分通报和复查等有关材料		30年
	20	因公出国审查批件		30年
	21	本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料		永久
	22	本院各级人大代表、政协委员提交的议案及答复		30年
	23	各民主党派成员和负责人名册及有关材料		30年
	24	民主生活会会议记录		永久
	25	退休干部名册及活动情况		30年
SX	26	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等		永久或30年
	27	声像材料（按声像档案归档范围）		永久或30年
SW	28	实物档案（按实物档案归档范围）		永久
人事工作（分类号XZ、SX、SW）
分类号	序号	归档内容		保管期限
XZ12	1	上级机关有关人事工作的指示、决定、通知等文件		30年
	2	本院人事工作的制度、规定、办法、通知等		30年
	3	本院人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录		永久
	4	本院机构、编制规划、计划报告及上级批复		永久
	5	本院机构设置、变动、干部任免文件		永久
	6	聘任兼职教授、名誉院长的文件材料		30年
	7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料		30年
	8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料		30年
	9	师资培养、管理工作计划、规定、总结、统计表		永久
	10	教师进修计划、安排、总结，教职工进修申请、协议书		30年
	11	招收合同工的文件材料		30年
	12	教师工作量的规定及执行情况		30年
	13	人事、劳动统计报表		永久
	14	教职工名单		永久
	15	教职工的录用、调入、调出的有关材料		30年
	16	教职工申请内退、辞职、离职、出国、复职等文件材料		30年
	17	本院人事代理人员招聘、合同、考核评定、转正等材料		30年
	18	教职工退休及提高退休费标准的有关文件材料		30年
	19	教职工福利工作材料		30年
	20	各系（部、中心）、部门任务书及考核工作方案、考核结果等		30年
	21	本院各部门、教职工年度考核材料		30年
	22	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复文件		30年
	23	本院教职工工资调整材料、名册		30年
	24	本院各类人员录用起薪、转正定级工资材料		30年
	25	本院教职工停薪通知单		30年
	26	本院教职工困难补助材料		30年
	27	本院医保、社保等年检、稽核自查材料		30年
	28	使用临时工有关材料		30年
SX	29	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等		永久或30年
	30	声像材料（按声像档案归档范围）		永久或30年
SW	31	实物档案（按实物档案归档范围）		永久
外事工作（分类号WS、SX、SW）
一、综合
分类号	序号	归档内容		保管期限
WS11	1	上级关于外事工作的条例、办法、通知等		30年
	2	本院相关外事工作获省部级以上先进集体和个人奖项材料		30年
二、出国、赴港澳台
分类号	序号	归档内容		保管期限
WS12	1	出国（境）考察访问、参加会议、学术交流、合作研究、讲学、进修、工作、外贸、商务、培训、援外等人员报批材料及在国外的研究课题、成果和学术论文等		30年
	2	各类因公出国（境）人员个人总结材料、照片等声像材料（入声像类）		30年
三、来校
分类号	序号	归档内容		保管期限
WS13	1	本院聘请外籍专家、教师的请示、批复、协议书		30年

3.立卷部门：教务与科技部（分类号JX、KY、SX、SW）

分类号	序号	归档内容		保管期限
教学管理工作(分类号JX11)
JX11	1	上级印发的有关教学改革、发展规划、教学管理的条例、规定、办法、通报、通知	针对本院的工作的	永久
			需贯彻执行的	30年
	2	本院教学改革、发展规划、培养目标、培养规格、学制等方面的规定和办法		永久
	3	本院教学管理的制度、办法、规定、报告、会议记录		30年
	4	本院教学检查、质量评估和各类教学情况调查材料		30年
	5	教学成果、精品课程、教学名师奖申报材料及批复。视频、照片（入声像类）		永久
	6	本院学生参加国内外会议的论文及比赛、竞赛的文件、奖状奖杯（入实物类）、照片（入声像类）		30年
	7	教学改革项目申报、立项、检查和管理材料		30年
	8	本院教务工作的通知、决定、请示及上级批复		30年
	9	本院教务工作计划和总结、各类教学工作统计报表		30年
	10	院内外高教工作重要研讨会议、调研结果材料(照片、录音、录像等声像材料入声像类)		30年
	11	高教研究项目（教改课题）申报、立项、检查、结题和获奖材料		30年
	12	本院教师业务培训		30年
	13	教学简报、教学改革论文集、教师手册等材料		永久
专业设置与学科建设（分类号JX12）
JX12	14	上级有关申报学位点、重点学科的文件		30年
	15	本院申请学位点、重点学科的报告、材料及上级批复		永久
	16	本院学科、专业设置、调整方案的请示、批复及建设材料		永久
	17	本院学科、专业建设的论证、评估申报材料及上级批复		永久
	18	博士、硕士研究生导师及院外兼职研究生导师名单		永久
学籍管理（分类号JX14）
JX14	19	上级有关学籍管理方面的文件材料		30年
	20	本院学生学籍处理的通知、请示及批复		30年
	21	学生名册、学籍卡和成绩总册		永久
	22	学生学籍变更材料（转学、转专业、休学、复学、退学、留级）		30年
	23	学生违纪处分材料		30年
课堂教学与教学实践（分类号JX15）
JX15	24	本院实施教学计划表		永久
	25	课程建设要求及安排、校历、课程表		30年
	26	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料		10年
学位（分类号JX16）
JX16	27	上级有关学位工作的文件材料		30年
	28	本院学位评定条件、办法、计划、总结		30年
	29	本院毕（结）业生情况表、名单及授予（不授予）学位名册、学位情况统计表		永久
	30	补发学历证明名单及材料		30年
	31	本院毕业生学士学位论文选编		30年
毕业生（分类号JX17）
JX17	32	上级有关毕业生工作的文件材料		30年
	33	本院有关毕业生工作的文件材料		30年
	34	毕业证书和学位证书发放签收册		30年
教材（分类号JX18）
JX18	35	上级有关教材管理的文件		30年
	36	本院自编、主编教材，各专业使用教材目录		30年
	37	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集		30年
SX	38	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等		永久或30年
	39	声像材料（按声像档案归档范围）		永久或30年
SW	40	实物档案（按实物档案归档范围）		永久
科研工作（分类号KY、SX、SW）一、综合管理
分类号	序号	归档内容		保管期限
KY11	1	上级有关科技工作的条例、规定、通知等文件		30年
	2	本院有关科技工作的管理办法、规定、通知、请示、报告及批复		30年
	3	本院科技统计报表		永久
	4	本院科研机构设置、调整的通知、决定、报告及批复		永久
	5	本院科研工作计划、总结		30年
	6	科技项目、基金的申报、立项、评奖的通知		30年
	7	学院与国内外有关部门签订的科技合作协议、合同及意向书		永久
	8	科技成果汇编、获奖项目汇编及论文目录汇编		30年
	9	科技工作大会材料		30年
SX	10	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等		永久或30年
	11	声像材料（按声像档案归档范围）		永久或30年
SW	12	实物档案（按实物档案归档范围）		永久
二、科研准备阶段
分类号	序号	归档内容		保管期限
KY12	1	计划任务书、申请书		30年
	2	开题报告、课题调研论证材料		30年
	3	课题立项文件或任务书、合同、协议书		永久
	4	课题研究计划、设计		30年
	5	计划执行情况、计划调整或撤销报告		15年
	6	课题经费申请报告、批件和预决算材料		30年
三、研究实验阶段
分类号	序号	归档内容		保管期限
KY13	1	实验、测试、调查、考察等原始记录（含工艺流程及综合分析材料）		永久
	2	数据处理材料，包括计算机处理材料		永久
	3	关键工艺文件，设计文件（设计的文字说明和图纸）		永久
	4	重要来往技术文件		永久
	5	项目研究工作阶段小结、年度报告（包括照片、底片、录影带、录像带等）		30年
	6	样品、标本等实物目录		永久
四、总结鉴定阶段
分类号	序号	归档内容		保管期限
KY14	1	项目研究报告（总结）、工艺技术报告，参加人员名单		30年
	2	技术鉴定材料		30
	3	科研投资情况，决算材料等		30
	4	项目成果鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、照片、录像带）		30
	5	发表的论文、专著		永久
五、申报奖励阶段
分类号	序号	归档内容		保管期限
KY15	1	科研成果登记表、报告表		30年
	2	科研成果奖励申报、审批材料		30年
	3	科研成果获奖证件（奖状、奖章、证书）原件		永久
	4	专利申请书或获准专利证书原件		永久
六、推广应用阶段
KY16	1	转让合同、协议书		永久
	2	生产定型鉴定材料		永久
	3	成果被引用或投产后反馈意见		30年
	4	推广应用方案及实施意见		30年
	5	扩大试生产的设计文件、工艺文件		30年
	6	成果宣传报道资料		10年
	7	对外学术交流材料		30年
说明：科研项目文件材料需要保密的，请按保密工作的规定，务必注明密级；未注明的，则按“公开”处理；如内容泄密，由项目负责人负责。

4.立卷部门：社会合作与创业部（分类号XZ、JX、WS、SX、SW）

社会合作、创业管理（分类号XZ、SX、SW）
分类号	序号	归档内容	保管期限
XZ11	1	上级有关社会合作的文件	30年
	2	本院有关社会合作相关工作条例、规章制度、办法等	永久
	3	本院校地合作相关协议	永久
	4	科技成果材料（技术成果汇编）
	5	上级有关学生、教师创业的文件材料	30年
	6	本院有关创业、考核和分配的文件材料	30年
	7	创业园的有关材料	30年
	8	资产清查报告、评估报告、法人注册的申请、批复等材料	永久
	9	年度财务报告、报表（归入CK12）	30年
	10	下属公司人员离任审计材料（归入XZ13）	30年
	11	浙江农林大学诸暨创新发展研究院文件、纪要及相关材料	永久
	12	下属公司机构设立、人员任免的文件	30年
	13	工作计划、总结、规章制度	30年
	14	房产证、土地证等	永久
	15	其他需归档材料	30年
SX	16	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	17	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	18	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
招生工作(分类号JX、SX、SW)
分类号	序号	归档内容	保管期限
JX13	1	上级关于招生工作的规定、计划、通知	30年
	2	本院关于招生工作的规定、计划、通知	30年
	3	本院招生计划、请示与上级批复的文件材料	永久
	4	新生录取名单	永久
	5	招生宣传简章、专业介绍、工作总结等材料	30年
SX	6	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	7	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	8	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
成人教育(分类号JX、SX、SW)
分类号	序号	归档内容	保管期限
JX11	1	上级下达的有关成人教育工作的规定、办法、通知	30年
	2	本院成人教育工作条例、规章制度、办法等	永久
	3	本院成人教育工作计划、情况报告、总结、统计报表	30年
	4	本院成人教育工作会议纪要、决议	30年
	5	教学检查、评估材料	30年
	6	培训班、专业证书班、进修班材料	30年
JX12	7	上级有关成人教育专业设置的文件材料	30年
	8	本校成人教育专业设置、请示、调整报告及上级批复	永久
	9	专业评估材料	永久
JX13	10	新生录取名册、录取情况统计表	永久
JX13	11	招生宣传简章、专业介绍、工作总结等材料	30年
JX14	12	学生名册、成绩总册	永久
	13	学生学籍变更材料（开除、留级、休学、转学、退学等）	30年
	14	学生奖励和处分材料	30年
JX15	15	教学计划表、课程表、教学任务书等	30年
JX16	16	毕业生名册及授予学士学位名册	永久
SX	17	毕业生照片及底片	永久
SX	18	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	19	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
校友工作(分类号XZ、SX、SW)
分类号	序号	归档内容	保管期限
XZ11	1	校友会成立材料、花名册、优秀校友情况介绍	30年
	2	友代表大会的通知、主持词、会议资料等	30年
	3	校友捐赠基金的函、签订合同书，赠送的礼品、题词等实物及清单校
	4	校友通讯录等	30年
SX	5	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	6	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	7	(赠送的礼品、题词等)实物档案（按实物档案归档范围）	永久
外事工作（分类号WS、SX、SW）
一、综合
分类号	序号	归档内容	保管期限
WS11	1	上级关于外事工作的条例、办法、通知等	30年
	2	本院相关外事工作规定、办法等相关制度	30年
	3	本院相关外事工作计划、总结、报告、统计年报表	永久
	4	本部门获省部级以上先进集体和个人奖项材料	30年
SX	5	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	6	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	7	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
二、出国、赴港澳台
分类号	序号	归档内容	保管期限
WS12	1	出国（境）考察访问、参加会议、学术交流、合作研究、讲学、进修、工作、外贸、商务、培训、援外等人员报批材料及在国外的研究课题、成果和学术论文等	30年
	2	各类因公出国（境）人员个人总结材料、照片等声像材料（入声像类）	30年
	3	由本院单独组团或由校领导率团出访、考察、参加会议的报告与批件、代表团名单、出访计划、总结、照片等声像材料（入声像类）	30年
三、来校
分类号	序号	归档内容	保管期限
WS13	1	本院邀请外国代表团的名单、接待计划、总结、照片等声像材料（入声像类）	30年
	2	在我院举行的国际学术会议请示、批复、总结（会议论文集）、照片等声像材料（入声像类）	30年
	3	外籍教师、专家、学者在学院讲学的材料，照片等声像材料（入声像类）	30年
	4	本院与国（境）外校际交流的协议（合同）	30年
四、国际合作
分类号	序号	归档内容	保管期限
WS14	1	中外合作办学的请示、各类复核自查报告、批件、总结、照片等声像材料（入声像类）	30年
	2	学院重大外事活动的有关文字材料，照片等声像材料（入声像类）	永久
	3	学院完成的国际合作项目、成果等材料	永久
	4	授予外籍人员名誉称号等的文字材料，照片等声像材料（入声像类）	永久
	5	外方赠送的礼品、纪念品（入实物类）	30年

5.立卷部门：计划财务部（分类号CK、SX、SW）

一、综合管理（分类号CK11、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
CK11	1	上级关于财务管理工作的指示、条例、规定、通知等	30年
	2	本院财务管理工作规定、计划、总结、请示、批复等	30年
	3	学院基金管理工作文件	30年
	4	上级下达各项经费文件	30年
	5	本院有关财务管理、经费预算（分配）、使用的规定、办法	30年
	6	会计移交清册	30年
	7	会计档案保管清册	永久
	8	会计档案销毁清册	永久
SX	9	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	30年
SX	10	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	11	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
二、会计报表（分类号CK12）
分类号	序号	归档内容	保管期限
CK12	1	决算报表	永久
	2	预算会计报表	5年
	3	年度以上规划表、分配计划、测算表	30年
	4	年度以上各种统计报表	30年
	5	季度以下各种计划、统计报表	15年
三、会计帐簿（分类号CK13）
分类号	序号	归档内容	保管期限
CK13	1	总帐	30年
	2	预算内帐簿	15年
	3	预算外帐簿	15年
	4	学院专项基金帐簿	15年
	5	现金、银行存款日记帐	30年
	6	固定资产明细帐	15年
	7	银行存款余额调节表	15年
	8	银行对外帐单	15年
	9	公积金明细帐	30年
	10	出纳报告单	30年
四、会计凭证（分类号CK14）
分类号	序号	归档内容	保管期限
CK14	1	预算内、预算外各种原始凭证、记帐凭证	15年
	2	学院基金原始凭证、记帐凭证	15年
	3	涉及债权、债务及未清现完毕的凭证	30年
	4	其他会计凭证（银行存款余额调节表、银行对帐单等）	15年
五、工资清册（分类号CK15）
分类号	序号	归档内容	保管期限
CK15	1	工资发放清册	永久
	2	工资转移、证明、通知存根	30年
	3	各种资金、奖学金、贷学金、助学金名册等	15年

6.学生工作部(团委)（分类号DQ、JX、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
团委工作（分类号DQ、SX、SW）
DQ17	1	上级关于共青团工作的决定、通知、指示	30年
	2	本院团代会、学代会形成的材料（会议通知、代表名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久或30年
	3	本院团委工作计划、报告、总结及规章制度	永久
	4	团委工作典型调查材料	30年
	5	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	30年
	6	处分团员的材料及复查材料	30年
	7	批准入团、离团材料及名单	30年
	8	分团委以上干部名册、团员名册	30年
	9	团委会议形成的材料	30年
	10	学生会、分团委的有关文件材料	30年
	11	学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	30年
	12	主办大型活动的有关材料	30年
	13	社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	30年
SX	14	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	15	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	16	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
综合管理工作(分类号JX)
JX11	1	上级有关学生思想政治工作的文件	30年
	2	本院有关学生思想政治教育、学生管理等工作的规定、办法、通知、条例	永久
	3	本部门工作计划、总结、报告	30年
	4	辅导员队伍建设的有关材料	30年
	5	本院优秀辅导员评比办法、优秀辅导员名单、事迹介绍	30年
	6	本院政治辅导员名单	30年
	7	本院《学生手册》	30年
JX14	8	上级有关学生助学贷款、待遇、勤工助学等方面的文件材料	30年
	9	本院学生助学贷款、科研、迎新等的规定、通知	30年
	10	先进班级、优秀学生、获奖学金的名单及表彰文件材料	30年
	11	受行政处分的学生材料及本人申诉和复查结论材料	30年
毕业生管理工作(分类号JX17)
JX17	12	上级关于就业工作的规定、通知、办法、方案、计划、总结等	30年
	13	本院就业工作的规定、通知、办法、方案、计划、总结等	30年
	14	本院毕业生就业名册	永久
	15	本院毕业生就业率统计、评估材料	30年
	16	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	30年
SX	17	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	30年
SX	18	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	19	实物档案（按实物档案归档范围）	永久

7.立卷部门：公共保障部（分类号SB、JJ、SX、SW）

资产设备采购与管理工作（分类号SB、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
一、综合管理
SB11	1	上级有关国有资产管理（仪器、设备）工作的规定、办法、通报、通知及本校需要贯彻执行的文件	30年
	2	本院有关国有资产管理的规定、办法、报告及批复	30年
	3	本院仪器、设备管理工作的规章制度	30年
	4	本院仪器、设备工作计划、总结、年度统计表	30年
	5	本院国有资产管理各类统计报表	永久
	6	本院召开的有关国有资产管理的会议纪要	永久
	7	本院仪器、设备固定资产帐(打印件)	30年
	8	本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	30年
	9	本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复	30年
	10	本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料	30年
	11	国外捐赠我院进口仪器设备的有关材料(函、清示报告及批复等)	30年
	12	全院固定资产年度统计表	永久
二、采购管理
SB11	13	上级有关采购工作的规定、通知及本院需要贯彻执行的文件	30年
SB11	14	学院有关采购工作的重要通知、规定、请示、报告及批复	30年
	15	采购工作的规章制度、管理办法等	30年
	16	仪器、设备、零星采购表、本部招投标文件、图书、教材采购清单、定购合同、招投标文件	30年
	17	会议纪要、年度工作计划和总结	30年
	18	设备购置过程中有关的技术商务文件	30年
	19	申购报告及上级有关领导批复	30年
SX	20	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	21	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	22	实物档案（按实物档案归档范围,如房产证、土地证等）	永久
三、仪器设备项目（各使用部门购置5万元以上仪器设备随机材料，档案实行目录控制管理）
SB12	23	大型贵重精密仪器设备可行性论证及审批报告	30年
	24	教学科研贵重仪器设备使用报表	永久
	25	开箱记录及装箱单（与设备共存）	30年
	26	安装、调试记录和双方签字移交工作、保修单（与设备共存）	30年
	27	验收报告及文件材料（与设备共存）	30年
	28	索赔来往函件及结果文件（与设备共存）	30年
	29	设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）	30年
	30	使用、检修、故障事故记录（与设备共存）	30年
	31	重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）	30年
	32	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料（与设备共存）	30年

校园建设与管理工作（分类号JJ、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
JJ11	1	上级有关基建维修管理工作的规定、办法、通知等	30年
	2	本院基建维修管理工作的请示、报告、批复	30年
	3	本院关于基建维修管理工作规章制度、简报、会议纪要	30年
	4	基建维修管理工作计划、总结、年度统计表	30年
	5	全院性总体规划、设计总平面图	永久
	6	水、电、气管道分布图	永久
	7	地质勘探、地形测量材料	永久
	8	本院征地计划、请示和核准用地面积的文件等	永久
	9	基建工作中形成的其它有保存价值的材料（包括照片、录像带等）	30年

安全保卫工作（分类号XZ14）

分类号	序号	归档内容	保管期限
XZ14	1	上级有关保卫、武装、消防安全工作的文件	30年
	2	本院保卫、武装、消防安全工作方面的规章制度	30年
	3	工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
	4	本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30年
	5	本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	30年
	6	全院保卫系统表彰先进的材料	30年

公共事务管理、后勤服务（分类号XZ15）

分类号	序号	归档内容	保管期限
XZ15	1	上级有关公共事务管理、后勤服务工作的文件材料	30年
	2	本院公共事务管理、后勤服务的规章制度、工作简报、制度汇编等材料	30年
	3	工作计划、报告、总结	30年
	4	房产管理、调配使用、转移等的规定、总结、请示与批复	30年
	5	本院土地、房产、征用报告、批复、合同等相关材料	永久
	6	签定的工作合同、协议书等材料	30年
	7	后勤保障部相关材料	30年

8.立卷部门：图书馆（分类号XZ、SX、SW）

图书馆（网络中心）
分类号	序号	归档内容	保管期限
XZ16	1	上级有关图书工作、网络管理的文件	30年
	2	本院图书和网络管理工作规章制度	30年
	3	年度工作计划、总结	30年
	4	图书概况、发展规划、统计及统计年报	永久
	5	中外文期刊订购目录、其他馆藏目录	永久
	6	书、刊、电子文献、数据库订购计划、调拨情况	30年
	7	书、刊剔旧目录清单	30年
	8	图书馆给学院的各种请示、报告等	30年
	9	对外交流的有关材料	30年
	10	数字化校园建设的有关材料	30年
档案室
XZ16	11	上级有关档案工作的规定、办法、通知	30年
	12	本院档案工作的规划、办法、规章制度等	30年
	13	档案工作计划、总结、报告	30年
	14	档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报	永久
	15	档案工作检查、评估和达标的有关材料	30年
	16	档案全宗介绍	永久
SX	17	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	18	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	19	实物档案（按实物档案归档范围）	永久

9.立卷部门：实验教学中心（分类号JX）

分类号	序号	归档内容	保管期限
JX12	1	上级有关实验室管理工作的规定、办法、通报、通知及本校需要贯彻执行的文件	30年
	2	本院有关实验室建设发展规划、计划、请示、报告及批复	30年
	3	全院实验室工作会议的重要文件材料	30年
	4	实验室工作计划、总结及综合性报道材料	30年
	5	实验室建制评估工怍中形成的重要材料	永久
	6	实验室建设的有关评比表彰材料	30年
	7	财政厅申报材料与验收有关材料	30年
二、仪器设备项目（各使用部门购置5万元以上仪器设备随机材料，档案实行目录控制管理）
SB12	1	大型贵重精密仪器设备可行性论证及审批报告（30万元以上）	30年
	2	教学科研贵重仪器设备使用报表	永久
	3	安装、调试记录和双方签字移交工作（与设备共存）	30年
	4	索赔来往函件及结果文件（与设备共存）	30年
	5	设备说明书、保修单及全套随机文件材料（与设备共存）	30年
	6	使用、检修、故障事故记录（与设备共存）	30年
	7	重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）	30年
	8	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料（与设备共存）	30年

10.立卷部门：体育中心（分类号XZ、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
XZ17	1	上级有关体育馆管理工作的文件	30年
	2	本院有关体育馆管理工作的规定、办法、通知	30年
	3	本院体育馆管理工作的计划、总结、报告、请示及领导批复	30年
	4	本院体育馆承办的重大活动或体育赛事的有关材料	30年
	5	与外单位协作的材料	30年
	6	工作中形成的其它重要材料	30年
SX	7	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	8	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	9	实物档案（按实物档案归档范围）	永久

11.立卷部门：各系（分类号JX、SX、SW）

一、归入院档案室

分类号	序号	归档内容	保管期限
JX 11	1	本部门工作计划、总结、发展规划、配套措施、报告、请示及领导批复等	永久
	2	各类统计报表	永久
	3	工作中形成的其它重要材料（含重大活动）	30
JX14	4	学生参加各类比赛的获奖情况汇总	30年
JX16	5	本科优秀毕业论文（设计）电子版	30年
SX	6	毕业班集体合影照片（7 寸，正面下方注明相对应姓名）	永久
	7	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
	8	声像材料（按声像档案归档范围）：学生获省级以上奖励的评比或比赛场景、颁奖现场、获奖证书等的照片	永久
SW	9	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
说明： 1、学生学籍变更材料（留级、休学、退学、转学、复学、开除、出国等情况）、实践教学、奖惩情况要在学籍变动栏中注明； 2、按各职能部门要求，各系（部）协助做好有关门类档案的归档工作； 3、各系（部）自存档案按《浙江农林大学暨阳学院归档范围与保管期限表》执行。

二、归入学生人事档案材料（各系自存）

1、授予学位证明书

2、学籍卡

3、学习成绩登记表

4、就业报到证（白联）

5、高校毕业生登记表

6、毕业生体检表

7、中共党员材料（党校培训结业证书、入党志愿书、入党申请书、入党转正报告、预备党员考察表、自传、入党综合考察报告等）

8、奖励登记表（三好生、优秀学生干部、奖学金、优秀团员、优秀团干、社会实践先进个人、优秀毕业生等材料）

9、处分决定，处分后品行鉴定表

10、其他应归档材料，如：出国材料，因公（私）出国（出境）审查表，在国外学习情况材料，学生死亡材料等

11、毕业生优秀（设计）论文及电子版。

说明：

1、个人填写的“登记表”必须如实填写。本人要签名，学院要加盖印章，日期填写要完整。

2、归档材料应完整、齐全，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期，手续完备。需经组织审核或本人签字的，一定要有本人签名和组织盖章。

3、档案材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝墨水。复写纸书写的以及传真件纸不得存档。

4、学生档案材料长期保存的机密材料，应选用质量较好的纸张，应在 80kg 左右，A4纸，左边要留有2.5厘米的空白，用以装订。

12.立卷部门：公共基础课教学部（分类号JX、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
JX 11	1	本部门工作计划、总结、发展规划、配套措施、报告、请示及领导批复等	永久
	2	各类统计报表	永久
	3	工作中形成的其它重要材料（含重大活动）	30
SX	5	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	6	声像材料（按声像档案归档范围）：学生获省级以上奖励的评比或比赛场景、颁奖现场、获奖证书等的照片	永久
SW	7	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
说明： 1、按各职能部门要求，各系（部）协助做好有关门类档案的归档工作； 2、各系(部)自存档案按《浙江农林大学暨阳学院归档范围与保管期限表》执行。

13.立卷部门：体育军训部（分类号JX、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
JX11	1	上级有关体育工作的文件材料	30年
	2	本部门工作计划、总结、报告、请示及领导批复等	永久
	3	本部门规章制度、管理办法、会议记要	30年
	4	与外单位协作的材料	30年
	5	学生军训工作的有关材料(报告、议程、讲话、快报、总结等)	30年
	6	工作中形成的其它重要材料（含重大活动）	30年
	7	运动会的有关材料（分类号）	30年
	8	学生参加各类型体育比赛的获奖情况汇总	30年
	9	学科、专业、课程建设规划、计划	30年
SX	10	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	11	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	12	实物档案（按实物档案归档范围）	永久
说明： 1、按各职能部门要求，各系（部）协助做好有关门类档案的归档工作； 2、各系(部)自存档案按《浙江农林大学暨阳学院归档范围与保管期限表》执行。

14.工会（分类号DQ、SX、SW）

分类号	序号	归档内容	保管期限
DQ16	1	上级关于工会工作的文件	30年
	2	工会工作计划、报告、决定、通知、总结和统计等材料	永久
	3	各部门工会会员名册、工会干部名册	30年
	4	教代会、工代会的有关材料（通知、名单、议程、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等）	30年
	5	教代会、工代会重要的提案及其处理情况	30年
	6	表彰工会先进集体和个人的事迹材料	30年
	7	处分会员的有关材料	30年
	8	工会委员会议记录、纪要	10年
	9	工会组织的大型活动形成的材料	30年
	10	妇女工作材料	30年
SX	11	相关的电子文件材料的光盘、硬盘等	永久或30年
SX	12	声像材料（按声像档案归档范围）	永久或30年
SW	13	实物档案（按实物档案归档范围）	永久