第一章  总 则

第一条 为规范学院的档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等规定，结合学院实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案是学院发展历程的真实记录和反映，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据。档案工作是学院重要的基础性工作,学院应加强管理，将之纳入学院整体发展规划和年度工作计划，纳入学院管理制度，纳入管理人员的职责范围；档案工作与学院其他各项工作同时进行布置、检查、总结和验收。

第四条 学院档案实行统一集中管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发和利用，实现资源共享。各系（部、中心）、各职能部门（以下简称“各部门”）应定期向学院档案室移交档案，任何部门和个人不得将应归档的材料据为己有或借故拖延归档。

 第五条学院应当将档案工作所需经费列入学院预算，保证必要的经费投入和人员配备，提供符合档案管理要求的档案库房，存放声像、电子等特殊档案；应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施，配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施。

第二章   管理体制、机构设置与人员配备

第六条 学院的档案工作由院长领导，分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作，成立档案工作领导小组。业务上接受省档案局、省教育厅和校本部的指导、监督与检查。

第七条 学院档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）建立健全学院档案工作网络，开展学院所属机构立卷（件）归档的业务指导，承担档案工作人员的业务培训；

（四）负责全院档案的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管等工作；

（五）编制检索工具，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案的信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展档案学术研究和交流, 利用档案开展多种形式的宣传教育活动；

（九）加强档案安全管理，做好档案材料的防盗、防火、防渍、防尘、防光、防磁、防有害生物等工作。

第八条 学院各部门须有一名负责人分管本部门的档案工作，并配备相对稳定的专（兼）职档案管理人员，负责档案的收集、整理、立卷（件）和向档案室移交的工作。

第九条学院各部门分管档案工作负责人的主要职责：

（一）贯彻执行学院档案工作的规章制度，将档案工作纳入本部门工作计划和管理人员职责范围，保证档案工作所需的档案设备，定期布置、检查、总结、验收档案工作；

（二）组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案材料和立卷（件）归档，并在归档案卷备考表上核签；

（三）督促本部门档案人员认真履行职责，为档案工作提供必要条件，并解决困难。

第十条 专（兼）职档案员的主要职责：

（一）负责本部门档案材料的收集整理和立卷（件）归档工作，保证归档材料完整、准确、系统；

（二）做好平时档案预立卷(件)工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特点，确定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档；

（三）保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密，并按时向档案室移交纸质和电子文件归档材料；

（四）积极参加业务学习，接受档案室的业务指导和督促检查。

第十一条 学院专职档案工作人员为学院正式职工，实行专业技术职务聘任制，其人数及人员聘任由学院根据实际情况确定。

第十二条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章   档案的收集和归档

第十三条 档案工作人员应当按照归档要求，及时进行文件材料的形成、积累和整理、立卷（件），经本部门负责人审查合格后归档。

第十四条 学院实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档，文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括上级机关和地方各级党的机关及学院关于党群管理的文件材料，学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、总结、规章制度等。

（二）行政类：主要包括上级机关和地方各级政府机关及学院行政管理的文件材料，学院行政的各种文件、会议记录、工作计划、总结、规章制度等。

（三）教学类：主要包括反映学院学科建设、专业设置、课程建设、教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；新生录取名册、学生学籍档案、毕业生登记表等。

（四）科研类：主要包括科研综合管理和各科研课题从科研准备到科研成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料；学院自行研制、试制产品的文件材料以及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（五）基建类：主要包括基建综合管理和各工程项目（包括新建、扩建、改建、维修）等全过程形成的文件材料。

（六）仪器设备类：主要包括仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值在十万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（七）出版类：主要包括学院自行编辑出版的学报、校报以及其他学术刊物的审稿单、原稿、出版发行记录等。

（八）外事类：主要包括外事综合管理和学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举行的）、出国（境）考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍、港澳台专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的文件材料；学院委派出国（境）留学、接受外国留学生形成的档案材料。

（九）财会类：主要包括财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。

（十）声像类：主要包括上级领导来校视察、学院领导的重要活动、兄弟单位来校访问、学院党务行政各方面重要工作、主要会议、重要纪念活动的照片（包括底片）、录音带、录像带、影片、光盘及有关文件材料。

（十一）实物类：主要包括院一级获得的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书以及院际交往中学院接受的礼品、纪念品等。

第十五条 学院实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。档案归档要求是：

（一）学院各部门均为档案立卷部门，应建立和完善归档制度，将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围内；分管档案工作负责人应及时组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案材料和立卷归档。立卷人应按纸质文件材料和电子文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，对文件材料进行系统整理组卷，并编写页号、件号、填写备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。禁止使用字迹不牢固的书写工具和书写材料。

（三）档案工作人员对文件材料进行整理组卷后，输入档案管理系统，交本部门负责人检查签字后编制移交清单并向档案室移交档案。

（四）由多个部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档，保存一套完整的档案材料正本，协作部门保存与承担任务有关的文件材料。

第十六条 档案归档的时间为：

（一）学院各部门原则上应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）各系毕业生成绩单、毕业生登记表和毕业生合影照片及优秀毕业论文，应在毕业生离校后三个月内归档。

（三）基建类、科研类、专题性和成套性档案应在项目完成后两个月内归档。

（四）全院性重大活动应在完成后一个月内归档。

第十七条 学院教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体的档案材料，应当按规定移交给档案管理人员进行集中管理，个人不得据为己有；对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可通过征集、代管等形式进行管理。

第十八条 已归档材料需要补充、更改时，须收所在部门负责人审查核准并签署意见，交档案室归档。

第十九条 各部门撤销、合并及人员调动时，应办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。

第四章   档案管理

第二十条 档案室在接收档案时应依据移交清单仔细核对档案材料，按照规定的分类编号方案进行统一登记、编目、排列，进行档案电子数据的接收、核录。

第二十一条 档案室应按照国家有关规定，确定档案材料的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。凡是反映学院主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存。

第二十二条 档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”和“公开”五级。

第二十三条档案室应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条　档案室应做好档案的鉴定工作。对保管期限已满，失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 档案室建立档案的统计和检查制度，对档案的接收和移出、案卷数量、档案利用情况进行统计，并做好档案工作基本情况统计报表。

第五章   档案的利用和公布

第二十六条 档案室应按照国家有关规定，向全院和社会开放以属于开放范围的档案馆藏。未经学院授权，其他任何部门或个人无权公布学院档案。

属于下列情况之一的，不得开放：

（一）涉及党和国家、学院秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第二十七条 学院提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。加盖学院档案室公章的档案复制件，与原件同等效力。

第二十八条 档案室是学院档案证明的唯一机构。

第二十九条 档案室应编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，实行档案计算机管理，开发档案信息资源，主动做好提供利用工作。

第三十条 学院各部门查阅本部门归档的档案，经办人可到档案室查阅；查阅非本部门归档的重要档案，须经归档部门同意；科研人员查阅科研档案，课题组参与人员可查阅本课题档案，查阅非本人参与的课题档案，须经该课题负责人同意。

第三十一条 非学院部门和个人查阅学院开放范围内的档案，需提供合法证明或有效证件；本校已经毕业或肄业的人员查阅本人成绩单等档案材料，须提供本人有效证件，委托查阅的须提供含当事人身份证复印件和委托书，委托人持委托书和本人有效证件方可查阅。

第三十二条 档案室采取多种形式（如档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第六章  考核、奖励与处罚

第三十三条 学院建立健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，对在档案工作中做出下列贡献的部门或个人，学院给予表彰和奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为斗争，表现突出的。

第三十四条档案工作考核由学院有关职能部门组织实施，考核部门以立卷部门为对象，个人以专兼职档案人员为对象。档案工作考核纳入部门和个人年终考核范围，年度考核不合格的部门，其分管负责人和专（兼）职档案员年终考核不能评定为优秀。

第三十五条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）执行。

第七章   附 则

第三十六条 本办法由学院档案室负责解释。

第三十七条 本办法自发布之日起施行。